4 dicas para tornar suas reuniões via Hangouts mais produtivas

A popularização da internet de alta velocidade, assim como o uso de plataformas de serviços de cloud computing, levou um número maior de profissionais a trabalhar fora do ambiente corporativo tradicional — seja em casa, em uma cafeteria ou próximo de um parceiro comercial. A flexibilização de rotinas de trabalho foi possível graças ao maior uso de serviços de cloud computing e conexões de alta velocidade, que fizeram com que processos corporativos ganhassem mais mobilidade e eficiência.
Diante desse cenário, empresas passaram a implementar ferramentas que permitissem a realização de reuniões online. Uma delas, desenvolvida pelo Google, é o Hangout. A “evolução” do Google Talk está disponível em plataformas como iOS, Android e via web. Gratuitamente, o aplicativo permite a criação de chats e chamadas de vídeo e áudio pela internet, unindo pessoas e tornando reuniões mais simples.
No entanto, para que suas reuniões via Hangouts possam ocorrer com fluidez, é necessário verificar uma série de fatores. Quer saber quais são os quatro principais? Então veja o nosso texto abaixo!

1. Planejar a pauta antecipadamente

Realizar uma reunião sem pauta prévia pode ser um grande problema. As pautas definem um fluxo de trabalho contínuo, orientando a conversa entre profissionais e facilitando a resolução de problemas. Além disso, quando ela é criada previamente, o tempo gasto para a execução de uma reunião diminui consideravelmente, uma vez que os profissionais que dela participarem terão maior capacidade para trabalhar os temas relevantes para o negócio.

2. Verificar se todos os presentes possuem uma conta do Google

Um dos requisitos para a realização de reuniões via Hangouts é a criação de uma conta no Google. Ela pode ser feita por meio de um e-mail de serviços concorrentes (como o Outlook e o Yahoo) ou pelo próprio Gmail. Caso a conta não exista, o profissional poderá ver a discussão apenas por meio de um link público, o que expõe as informações da empresa para toda a web.

3. Checar o áudio e vídeo dos equipamentos

Os equipamentos utilizados para a captação de áudio e vídeo são cruciais para o acesso da reunião. Nesse sentido todos os computadores, tablets, microfones, fones de ouvido, webcams, e mesmo os smartphones que serão utilizados durante a chamada pelo Hangouts devem ser avaliados. Os testes devem avaliar a capacidade dos dispositivos enviarem e receberem áudio e vídeo com qualidade, evitando problemas de última hora.

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4. Tenha uma boa conexão

Como as reuniões pelo Hangouts são realizadas pela internet, não conseguimos ignorar a necessidade de possuir uma boa conexão de dados. Ainda que os algoritmos do Google sejam capazes de comprimir boa parte dos pacotes utilizados para o envio e recebimento das informações, uma má conexão não será capaz de entregar os registros com qualidade.
O investimento em equipamentos de ponta, capazes de transmitir imagens de alta definição, torna-se irrelevante caso a empresa não possua uma conexão à altura. Diante disso, um bom servidor deve ser contratado junto com uma infraestrutura de rede capaz de prover um acesso à internet de alta velocidade, com capacidade para suportar vários dispositivos simultaneamente sem problemas de latência ou perda de pacotes.
E ai, gostou das nossas dicas para melhorar a produtividade das suas reuniões via Hangouts? Quer receber mais textos como esse? Então assine nossa News!