Salas de reunião em coworking: Como manter o foco?

Você sabe por que salas de reunião em coworking são a melhor opção para você fazer suas reuniões com clientes? 

Provavelmente você já teve a impressão de que alguns dias não são nada produtivos.

Parece que você fez um monte de coisas, se sente cansado, mas no fim, as coisas não saíram do lugar. 

Isso soa familiar? 

Reuniões são muito importantes. No entanto, se elas não forem produtivas, você estará perdendo o seu tempo, bem como os dos clientes e/ou outros envolvidos nela. 

Além disso, é muito comum que às vezes as pessoas marquem reuniões para resolver assuntos simples, que poderiam ser resolvidos por telefone ou e-mail. 

Mas, às vezes, é necessário fazer em um lugar físico e preparado. Nesse sentido, salas de reunião em coworking são a melhor opção para quem precisa de um espaço profissional e moderno. 

No artigo de hoje, daremos algumas dicas de como você pode otimizar a sua reunião, seja ela com clientes ou com os seus sócios. Além disso, elas podem ser uma solução mais viável para quem está começando uma nova empresa.

As dicas não estão relacionadas a qualquer tipo de habilidade especial que você precisa ter. Simplesmente organização e disciplina. 

Dito isso, vamos às dicas de hoje! 

1- Para Usar Salas De Reunião Em Coworking, Tenha Seus Objetivos Pontuados 

Por mais que as salas de reunião em coworking sejam a peça chave para que a sua reunião seja mais produtiva, não adianta nada alugar uma se você não tiver os objetivos em pauta e bem claros. 

Se ela começar sem os objetivos bem delimitados, então nem haveria motivo para que ela fosse feita. 

Portanto, antes mesmo de convidar as pessoas a participarem das reuniões, você precisa ter respostas prontas para as perguntas abaixo: 

  • Qual problema a reunião deve resolver? 
  • O que precisa ser debatido com cada pessoa durante a reunião? 
  • Quando ela terminar, quais resultados eu espero dela? Como ela poderá otimizar os processos da minha empresa? 

Esse tipo de pergunta certamente ajudará você a criar um norte para a pauta da reunião e focar nos objetivos principais. 

2- Você Já Sabe O Que Será Conversado Na Reunião? 

Por um lado, é interessante tratar diferentes assuntos em uma mesma reunião. 

Isso porque você estará otimizando o seu tempo e dos clientes.

Afinal, é desnecessário marcar mais de uma reunião na mesma semana se tudo pode ser discutido em apenas um dia. 

Por outro lado, abordar muitos temas pode diminuir a produtividade e a eficiência da reunião.

O que pode acontecer é o foco ser desviado, e no final das contas, você não conseguir resolver nada do que precisaria. 

Portanto, a dica agora é criar uma pauta com os principais assuntos que devem ser discutidos na reunião. 

Assim que você definir bem os objetivos, foque nas pautas de cada assunto.

Ao longo da reunião, busque focar apenas nos assuntos já definidos em pauta. Evite ficar pulando para assuntos que não tinham nada a ver com o propósito inicial. 

Se sobrar um tempo ao final da reunião, você pode abrir espaço para outros assuntos. Mas ao longo dela, priorize o principal. 

Outra ação que você pode tomar é enviar um e-mail para todos os convidados com as pautas que serão abordadas. 

Assim, as pessoas já saberão o que será conversado e provavelmente não haverá interrupções para abordar assuntos diferentes. 

Além disso, talvez elas já cheguem com algumas soluções, o que otimizará o tempo de todo mundo. 

3- Estipule O Tempo Necessário Para Cada Assunto Tratado Na Sala De Reunião Em Coworking 

Se você vai utilizar uma sala de reunião em coworking para abordar os assuntos da sua empresa, estipule um tempo para cada assunto a ser tratado. 

É normal que o tempo se estenda demais em algumas reuniões para tratar apenas um tópico. O problema é que assuntos importantes acabam sendo deixados de lado. 

E se faltar tempo para discutir sobre eles, provavelmente você precisará marcar uma nova reunião na semana. 

Portanto, para evitar que isso aconteça, você deve criar uma lista com os assuntos em ordem de prioridade e estipular em tempo médio para cada um deles. 

Caso você consiga abordar todos os assuntos, mas ainda assim não tenha conseguido falar tudo o que precisava em cada um deles, então considere marcar uma nova reunião. 

Ordenar por prioridade ajudará os colaboradores da reunião a pensarem em soluções rápidas para os problemas, otimizando assim o tempo da reunião. 

4- Quem Vai Participar Da Reunião? 

Outro ponto muito importante que você deve considerar na hora de marcar uma reunião é saber quem você chamará para fazer parte dela. 

Isso porque se as pessoas certas não forem as envolvidas, você estará ganhando apenas na quantidade e não na qualidade. 

Pessoas erradas envolvidas em uma reunião causam atraso, prejudicam o andamento e não ajudam a cumprir os objetivos propostos no início. 

Por isso, antes de começar a sua reunião, você deve passar um filtro e saber quem deve chamar para fazer parte dela. 

Avalie acima de tudo o conhecimento, a experiência e a proatividade que cada pessoa tem antes de convidar à reunião. 

Por mais que você tenha simpatia por alguma pessoa da sua empresa, não a chame se ela não for capaz de resolver o problema. Você só deve convocar pessoas que de fato ajudarão a resolver o problema. 

Agora, se for o caso de marcar uma reunião com pessoas internas à empresa e clientes, você deve repassar mais de uma vez todas as pautas e discussões que devem ser tidas na reunião para que não haja nenhum embate entre os seus funcionários e clientes no meio da conversa. 

Não ficaria nada bem ter esse tipo de discussão nessas circunstâncias! 

5- Fique De Olho No Relógio Na Sala De Reunião Em Coworking 

Calma, não significa que você tenha hora para sair de uma sala de reunião em coworking.  

Simplesmente que você não deve se distrair para manter o foco em tudo o que foi conversado até agora. 

Essas informações devem ser repassadas mais de uma vez (se necessário) de forma que todos os envolvidos já estejam alinhados com o que será conversado na reunião. 

É preciso ter bastante foco para não sair do proposto. Antes mesmo de dar início à reunião, faça um aviso a todos os presentes. 

Diga que manter o foco significa manter a atenção nas pautas propostas e que há um tempo limitado para isso.  

Quanto mais pessoas envolvidas, mais fácil será para que haja dispersão e falta de atenção. 

Por isso, se você for o líder da reunião, saiba que é necessário ter pulso firme para controlar todos os envolvidos e não deixar que ninguém se distraia por bobagem. 

6- Resuma O Conteúdo Da Reunião Para Os Participantes 

Assim que você usar a sala de reunião em coworking com os colaboradores, é interessante que você faça um grande resumo de tudo o que aconteceu por lá. 

Portanto, a nossa sugestão é que você aborde os seguintes tópicos: 

  • Quem foram as pessoas que participaram da reunião, incluindo colaboradores, funcionários e clientes; 
  • O dia em que ela ocorreu, a hora de início e a hora do término; 
  • Um resumo com todos os tópicos que foram apresentados e abordados na reunião; 
  • O avanço em termos de porcentagem de cada assunto; 
  • Se os resultados foram atingidos ou não; 
  • Qual foi o plano de ação abordado na reunião; 
  • E se será necessário marcar uma nova reunião, no caso de nem todos os objetivos terem sido atingidos. 

Criar esse tipo de pauta é necessário para manter todo o processo mais organizado. Além disso, você pode utilizar esse próprio modelo em uma própria reunião para começar a partir dos assuntos que não foram abordados no último encontro. 

E não se esqueça de que você deve sempre atualizar todos os participantes com as pautas abordadas na reunião, especialmente aquelas pessoas que não participaram da última. 

Conclusão 

Ao organizar dessa forma as suas próximas reuniões, todas elas serão mais produtivas. 

Tanto você quanto a sua equipe e até mesmo os clientes aproveitarão melhor o tempo disponível, levarão questionamentos ou soluções prontas e já saberão como proceder em uma próxima reunião, deixando o processo todo mais claro e objetivo. 

Como dissemos no início, para fazer uma reunião ser produtiva não é necessário ter nenhum tipo de habilidade especial. No entanto, é preciso ter muita disciplina para manter o foco. 

Dependendo do assunto a ser abordado na reunião, as pessoas podem se exaltar um pouco. 

Por isso, o líder precisa ter pulso firme para manter o controle da situação e não deixar que o foco seja perdido. 

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