Fazer reuniões rápidas e produtivas é imprescindível hoje em dia. No ambiente corporativo, não é raro ouvir reclamações do tipo “Tenho tantas reuniões que não me sobra tempo para trabalhar!”, “Essas reuniões intermináveis não levam a nada!”, entre outras manifestações de insatisfação.
No entanto, é inquestionável que as reuniões são necessárias e não é possível abrir mão delas, mas é perfeitamente possível preparar e conduzir reuniões eficientes.
Se você não tem tempo a perder, continue acompanhando este post, pois vamos mostrar como fazer reuniões rápidas e produtivas.
Seja objetivo
Prepare uma pauta enxuta e bem definida, com cinco itens de discussão, no máximo.
Querer discutir mais de cinco assuntos em uma só reunião é desgastante e improdutivo.
Divulgue a data e a pauta com boa antecedência e solicite aos participantes que recolham informações sobre os assuntos a serem discutidos e já venham para o encontro prontos para sugerir soluções e não somente abordar problemas.
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Restrinja os participantes
Uma reunião rápida e produtiva não pode ter uma multidão de participantes. Convide apenas as pessoas essenciais e que têm influência e poder decisório.
É inútil fazer reuniões com pessoas que não estão em posição de decidir sobre os assuntos tratados.
O ideal é reunir seis ou sete pessoas em posição de liderança, no máximo. Esses se encarregarão de comunicar os resultados da reunião aos demais.
Faça reuniões curtas e seja pontual
A escritora e blogueira de assuntos corporativos Gina Trapani escreveu um artigo (em inglês) no qual recomenda que uma reunião nunca deve ultrapassar 30 minutos.
Mais do que isso, pode haver dispersão e a reunião se tornar improdutiva. Pontualidade ao começar e terminar também é fundamental, então use um timer para marcar o tempo e peça aos participantes para chegarem com 5 minutos de antecedência.
O dia ideal para a realização de reuniões é a segunda-feira, não a sexta-feira, quando todos já estarão ansiando pelo fim de semana.
Outro ponto importante: faça reuniões na parte da manhã, quando as pessoas são mais produtivas e atentas.
Elimine distrações
Obviamente, celulares deverão estar em modo silencioso, se não desligados.
O local precisa ser livre de distrações, por isso não é aconselhável se reunir na cantina ou fora do ambiente corporativo.
Até os laptops podem prejudicar a atenção. Na medida do possível, o melhor é que os participantes usem o bom e velho bloco de notas, pois assim fica mais fácil resistir a dar ‘uma olhadinha’ nos e-mails durante a reunião.
Realize reuniões em salas adequadas
Para que sejam produtivos, os encontros de negócios devem acontecer em salas de reuniões fechadas, com estrutura apropriada e ambiente corporativo.
Isso é importante para manter o foco, evitando distrações e interrupções desnecessárias.
Não faça reuniões em salas abertas, com sons de telefone tocando e pessoas não participantes conversando por perto. Esse é o caminho mais curto para perder o foco.
Se você não conta com um espaço apropriado, a solução ideal pode ser a locação de uma sala de reuniões. Você pode alugar o local para se reunir com os seus clientes, colaboradores ou fornecedores só pelo tempo necessário, sem necessidade de assinar contrato.
São salas sempre bem localizadas e contam com toda estrutura necessária para uma reunião, inclusive atendentes para receber os participantes com cortesia, água e cafezinho.
Esperamos que você tenha gostado de saber como fazer reuniões rápidas e produtivas.
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