Atualmente tornar as reuniões mais produtivas se tornou mais que essencial, pois precisamos adequar nossas rotinas e formas de trabalho em um cenário muito mais dinâmico, não é verdade?
A popularização da internet de alta velocidade, assim como o uso de plataformas de serviços de cloud computing, levou um número maior de profissionais a trabalhar fora do ambiente corporativo tradicional.
Seja em casa, em uma cafeteria ou próximo de um parceiro comercial, o tele trabalho ganha força cada vez mais.
A flexibilização de rotinas de trabalho foi possível graças ao maior uso de serviços de cloud computing e conexões de alta velocidade, que fizeram com que processos corporativos ganhassem mais mobilidade e eficiência.
Diante desse cenário, empresas passaram a implementar ferramentas que permitissem a realização de reuniões online.
No entanto, para que suas reuniões online possam ocorrer com fluidez, é necessário verificar uma série de fatores.
Quer saber quais são os quatro principais? Então veja o nosso texto abaixo!
1. Planejar a pauta antecipadamente
Realizar uma reunião sem pauta prévia pode ser um grande problema. Reuniões mais produtivas é a receita para um resultado final que agrade a todos.
As pautas definem um fluxo de trabalho contínuo, orientando a conversa entre profissionais e facilitando a resolução de problemas.
Além disso, quando ela é criada previamente, o tempo gasto para a execução de uma reunião diminui consideravelmente.
Uma vez que os profissionais que dela participarem terão maior capacidade para trabalhar os temas relevantes para o negócio.
2. Verificar se todos os presentes possuem os recursos
Atualmente existem uma série de players no mercado que fornecem as ferramentas para que as calls sejam realizadas.
Zoom, Google Meet, Hangout, Skype entre outros são os mais em foco atualmente, mas resta as empresas ou quem for gerir a reunião defina.
Não vamos nos ater somente aos recursos tecnológicos, não é verdade? Você tem um local apropriado para fazer suas reuniões?
Se não, você pode alugar salas de reuniões em espaços de Coworking.
3. Checar o áudio e vídeo dos equipamentos
Os equipamentos utilizados para a captação de áudio e vídeo são cruciais para o acesso da reunião.
Nesse sentido todos os computadores, tablets, microfones, fones de ouvido, webcams, e mesmo os smartphones que serão utilizados durante a chamada pelo Hangouts devem ser avaliados.
Os testes devem avaliar a capacidade dos dispositivos enviarem e receberem áudio e vídeo com qualidade, evitando problemas de última hora.
4. Tenha uma boa conexão para as reuniões
Como as reuniões são realizadas pela internet, não conseguimos ignorar a necessidade de possuir uma boa conexão de dados.
Ainda que os algoritmos sejam capazes de comprimir boa parte dos pacotes utilizados para o envio e recebimento das informações, uma má conexão não será capaz de entregar os registros com qualidade.
O investimento em equipamentos de ponta, capazes de transmitir imagens de alta definição, torna-se irrelevante caso a empresa não possua uma conexão à altura.
Diante disso, um bom servidor deve ser contratado junto com uma infraestrutura de rede capaz de prover um acesso à internet de alta velocidade, com capacidade para suportar vários dispositivos simultaneamente sem problemas de latência ou perda de pacotes.
E ai, gostou das nossas dicas para melhorar a produtividade das suas reuniões?