6 ações para aumentar a produtividade da equipe

Aumentar a produtividade da equipe, maximizando lucros e tornando o modelo de negócios mais sustentável é o caminho buscado pela maioria das empresas.

A produtividade é um dos fatores principais para melhorar o desenvolvimento, desempenho e rendimentos de uma equipe. Entretanto, muitas vezes acaba por se tornar um desafio buscar por esses resultados.

Pense assim: Sua empresa está funcionando relativamente bem em termos de operação, mas você sente que as coisas poderiam ser melhores.

A sensação é que por mais que a equipe esteja trabalhando cada vez mais, não está conseguindo alcançar os resultados desejados.

Agora, você deve estar se perguntando: “O que devo fazer para aumentar a produtividade da minha equipe?”, separamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo, melhorando não só em termos de resultado mas também, de satisfação entre os colaboradores.

1- Determine metas

Um plano de metas é essencial para a equipe saber o que precisa ser alcançado. Se isso não existe, ninguém vai dar a devida atenção que aquela determinada atividade merece.

Além disso, quando falamos em melhorias de produtividade da empresa/equipe temos que tratar de objetivos estratégicos.

Uma metodologia bastante útil para isso é conhecida como OKR (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave). Trata-se de um modelo de gestão de metas focado em resultados.

Geralmente, os OKRs se referem a um período de três meses, sendo que:

• Objetivos se baseiam onde se quer chegar;
• Resultados-Chave indicam os resultados que irão comprovar se os objetivos definidos estão próximos de serem alcançados.

Por exemplo: A equipe de um consultório odontológico têm como objetivo de aumentar em 40% as vendas de um determinado modelo de um aparelho dentário em três meses, como saber se o resultado está próximo do esperado? Para isso, podemos definir alguns resultados-chave como:

• Crie um blog e poste diariamente conteúdos sobre o produto, mostrando sua eficácia em comparação a outros tipos de aparelho;

• Crie um perfil no Instagram e faça publicações diárias; Aqui, pode-se aproveitar também para divulgar outros tipos de tratamento, como o de um implante dentário, por exemplo. Tudo deve-se basear no tipo de produtividade a qual você deseja aumentar.

É interessante também usufruir deste espaço para promover discussões e até mesmo tirar dúvidas relevantes do público. Se estamos falando do aumento de produtividade de uma clínica odontológica, busque ressaltar os benefícios de determinados tratamentos, como o de um aparelho para bruxismo.

Estabelecer prioridades também é uma estratégia fundamental para cumprir com as metas e prazos de uma empresa. Uma maneira fácil de fazer isso é classificando as atividades em três categorias: alta, média e baixa prioridade.

• Alta prioridade: aqui devem entrar as atividades que não podem ser adiadas de maneira nenhuma, que precisam ser feitas o mais rápido possível. Um exemplo: Um publicitário tem três demandas, a primeira é a construção de uma arte para divulgar o desconto na aplicação de um aparelho dentário transparente em um consultório odontológico, essa, deve ser entregue no período de um dia. Logo, seria de alta prioridade.

• Média prioridade: essas tarefas são as que podem esperar um tempo maior para serem feitas e que não comprometem a execução das atividades de alta prioridade. Nesta, o mesmo publicitário têm o deadline de três dias para lançar uma arte sobre a coleção de verão de uma loja de roupas. Como o tempo para postagem é maior que a citada anteriormente, acaba tendo média prioridade.

• Baixa prioridade: às atividades de baixa prioridade não têm urgência para serem executadas, podendo ser deixadas para outro momento. Nessa tarefa, o profissional tem um mês para fazer uma arte sobre um evento de caridade. A atividade por si, têm baixa prioridade pela relação com o tempo até o dia da postagem, dando espaço para priorizar as tarefas de alta e média prioridade.

Quando as prioridades são estabelecidas, existe uma facilidade maior na hora da execução de cada tarefa, evitando ficar perdido em meio às demandas.

2- Promova gestão de tempo

Gerir o tempo de forma correta irá resultar em muitos benefícios para a produtividade dentro de uma equipe. Organizando atividades, estabelecendo metas e prioridades, tudo tende a funcionar de maneira mais simples e prática. Atribuindo isso, uma equipe irá conseguir:

• Fazer as entregas dentro do prazo estabelecido;
• Aumentar a produtividade;
• Finalizar projetos;
• Organizar o setor e suas atividades;
• Otimizar o tempo de serviço.

Além desses fatores, uma boa gestão de tempo também agrega benefícios para a vida pessoal dos colaboradores, evitando problemas como: estresse, irritabilidade, frustração e problemas de saúde.

3- Invista em treinamento

A capacitação de uma equipe é uma ferramenta primordial para o aumento da produtividade. Por este motivo, é necessário dedicar uma verba para treinamentos.

É importante ter em mente que nenhum colaborador será produtivo se não houver um preparo para atender sua função ou trabalhar em cima de determinado projeto.

4- Valorize a comunicação interna

A falta de comunicação entre setores e colaboradores é um dos maiores déficits para a produtividade de uma empresa. Uma comunicação falha pode resultar em profissionais menos produtivos, além de mais insatisfeitos.

Por exemplo, imagine um líder que não comunica a sua equipe sobre metas e objetivos estratégicos, ou até mesmo, colaboradores de uma mesma área que não trocam conhecimentos e ideias. Tudo isso, acaba dificultando a produtividade como um todo.

Investir em canais de comunicação como e-mails e redes sociais corporativas é uma dica para manter uma boa comunicação interna.

Além disso, busque sempre incentivar a cultura do diálogo. Pode-se estabelecer um dia ou horário específico da semana para troca de ideias e acompanhamento de metas.

É importante também trazer feedbacks (sejam eles positivos ou não) para os colaboradores da empresa. O líder de uma equipe deve valorizar esse tipo de tratamento para que assim, os funcionários possam ser devidamente motivados quando merecido e consertar erros quando necessário.

Motivação por si é um dos principais pilares para aumentar o comprometimento e a produtividade de uma empresa.

5- Elabore um plano de ação

Plano de ação é uma metodologia que acompanha o desenvolvimento de atividades e está diretamente ligada com planejamento, garantindo entregas com qualidade.

Essa ferramenta permite a elaboração de um cronograma de ações, esse, pode ser criado em quadros, papéis ou planilhas e devem responder às perguntas conhecidas como 5W2H:

Os 5W:

• What (O que será feito?)
• Why (Por que será feito?)
• Where (Onde será feito?)
• When (Quando será feito?)
• Who (Por quem será feito?)

Os 2H:

• How (Como será feito?)
• How much (Quanto vai custar?)

6- Comunicação é o segredo

Com essas dicas podemos concluir que um bom relacionamento, uma boa linguagem interna diante as prioridades de determinada equipe e resultados satisfatórios que obedecem as metas estabelecidas, podem aumentar relativamente a produtividade de uma empresa.

É essencial que o gestor consiga manter os colaboradores motivados e bem direcionados aos objetivos e metas principais.

Vale destacar a importância de escolher bem os membros que irão compor o time, quanto mais sinergia há na equipe, melhores são os resultados obtidos.

Na hora da contratação, é essencial o cuidado por parte da gestão para reconhecer os profissionais que mais se encaixem na cultura da empresa e no perfil do time de trabalho.

Conteúdo produzido por Victoria Mechenas, redatora na empresa Clínica Ideal