Fazer a gestão de uma empresa in loco já costuma ser um desafio bastante grande, não é mesmo? Mas e quando as pessoas estão espalhadas geograficamente? Como fazer com que os funcionários se mantenham comprometidos e atuem de forma a contribuir para o desenvolvimento da empresa? Pois esse é exatamente um dos maiores desafios do escritório virtual, uma modalidade de empreendedorismo que cresce vertiginosamente não só no Brasil como no mundo, colocando organizações dos mais diversos portes no mesmo nível de competitividade. Então vamos ver como isso funciona na prática? Acompanhe:
Contrate mais por confiança do que por experiência
Contratar as pessoas certas é fundamental para que você tenha sucesso com seu escritório virtual, fazendo tranquilamente a gestão à distância. Para tanto, no momento da contratação, foque mais no nível de responsabilidade do profissional do que em seu conhecimento técnico, capacidade que você mesmo pode ensinar. Em contrapartida, compromisso e responsabilidade são características pessoais do candidato, nas quais normalmente não há como intervir.
Busque pessoas habituadas à dinâmica do escritório virtual
Profissionais freelancers, autônomos ou que tiveram o mesmo tipo de experiência de contratação para seus escritórios virtuais sabem das dificuldades de se fazer a gestão de pessoas nesse formato, podendo ser grandes aliados para o bom andamento do seu empreendimento. Assim, ao contratar esse perfil de colaborador, o empreendimento acaba tendo maiores chances de sucesso.
Procure implementar o trabalho por projetos
Uma ótima maneira de garantir a produtividade das pessoas que trabalham com você no escritório virtual e fazer uma gestão de pessoas mais flexível é trabalhar por projetos. Dessa forma, cada um tem suas metas e seus objetivos, sabendo exatamente sobre os respectivos prazos. Assim cada pessoa pode determinar seus horários de trabalho, contribuindo para o todo, enquanto mantém sua própria independência.
Estabeleça uma comunicação forte e de duas vias
Toda empresa precisa contar com uma comunicação interna de excelência. Isso é fato. Mas no escritório virtual é possível sentir essa necessidade ainda mais forte, pois as pessoas estão distantes e precisam se comunicar muito bem para dar o andamento adequado ao trabalho. Para isso, estabeleça encontros virtuais regulares, crie um mecanismo de comunicação rápida e instantânea — como um blog ou rede social —, onde tudo seja registrado e vocês possam retomar conversas do dia anterior sem maiores problemas.
Faça da tecnologia sua mais forte aliada
Existem centenas de aplicativos e softwares na nuvem que podem ajudar na gestão de pessoas em seu escritório virtual. É o caso do Runrun.it e do Trello, por exemplo, que facilitam a gestão das tarefas e projetos, do Zeropaper, que faz a gestão financeira do seu negócio, do Asaas, que facilita a cobrança e a gestão de assinaturas, e de muitos outros. A gestão de pessoas no seu escritório virtual pode ser muito mais fácil se você souber aproveitar as facilidades que a tecnologia proporciona!
Estabeleça recompensas baseadas em produtividade
Uma das melhores e mais eficazes formas de engajar os colaboradores do seu escritório virtual é estabelecer um plano de recompensas baseado em produtividade. Uma porcentagem a mais na remuneração, um bônus ou até mesmo um prêmio mais simples podem incentivar as pessoas a trabalharem com cada vez mais afinco, o que certamente facilitará a gestão de pessoas.
Mova montanhas por meio da motivação
Por mais que o relacionamento seja à distância, é mais que válido buscar maneiras divertidas para mobilizar as pessoas a fim de que elas se conheçam melhor e possam criar toda uma cultura empresarial. Para isso, marque happy hours virtuais, use as redes sociais para incentivar a interação, crie um grupo no WhatsApp, use o e-mail marketing para estimular o diálogo e valorize sua equipe! Só se tem a ganhar!
E então, já está com várias ideias para alavancar de vez o entrosamento entre os colaboradores do seu escritório virtual? Como anda a motivação da equipe? Comente aqui e nos conte sobre suas experiências e impressões!