Talvez, no fundo, todo mundo queira empreender. E ai vem a pergunta: Por que o escritório virtual faz sentido para pequenas empresas?
O que impede muitos projetos de negócio de se concretizarem?
Certamente o medo de falhar e os altos custos. Estes, na verdade, têm máxima contribuição com o tal medo de falhar.
Com custos elevados, é preciso um bom retorno para que haja lucro importante.
Imagine então se fosse possível iniciar um negócio com menor orçamento e menos burocracia do que tradicionalmente se tem.
Sim, isso é possível graças a uma inovação que tem se espalhado pelo mundo todo.
Estou falando do chamado Escritório Virtual (do inglês Virtual Office), mas você verá também business center, acostume-se! 😉
Escritório Virtual
Escritório virtual é um serviço para profissionais liberais, consultores, empreendedores e empresas, que inclui como serviços o atendimento telefônico personalizado, transferência de ligações, gerenciamento de recados, gerenciamento de correspondências e utilização de um endereço comercial e endereço fiscal.
O serviço é complementado com a disponibilidade de estações de trabalho para coworking, locação de salas de reunião, locação de salas de treinamento e salas privativas, para serem usados nos momentos em que o usuário o solicite.
Esta modalidade de trabalho onde a empresa terceiriza certas atividades permite a empresários e colaboradores trabalhar em qualquer lugar usando meios tecnológicos como celular e internet.
Contratando um escritório virtual, pequenas empresas e empreendedores obtêm, por um preço acessível, um atendimento telefônico profissional, e um endereço de prestígio.
O serviço também é usado por grandes empresas para realizar atividades em cidades onde não dispõem de escritórios.
Tecnologia e Escritório Virtual
A tecnologia atual permite gerir uma empresa de casa. O teletrabalho sempre tem força!
Dependendo da atividade, um laptop e um celular são suficientes para trabalhar de qualquer lugar. Mas onde fazer uma reunião?
E quando um novo cliente ligar no meio dela vai anotar o recado?
Dentre os serviços oferecidos por um escritório virtual encontram-se:
- Endereço comercial de prestígio.
- Número de telefone fixo para sua empresa.
- Atendimento telefônico (em alguns casos 24h por dia).
- Transferência de chamadas.
- Envio de recados em tempo real.
- Domicílio fiscal.
- Salas de reunião.
- Salas privativas.
- Espaço de treinamento.
Obviamente nem todas essas vantagens estão inclusas em um plano básico de escritório virtual.
Mais do Escritório Virtual
Mas, mesmo com um plano mais simples (apenas endereço comercial e atendimento telefônico), já é possível passar uma imagem mais profissional de uma pequena empresa, ou até mesmo um microempreendedor individual.
Em vez de gastar no aluguel de um escritório e contratar uma secretária, recorrer ao serviço de um escritório virtual pode ser uma opção econômica para tornar o atendimento da sua empresa mais profissional.
O serviço inclui recebimento de ligações e correspondências, salas para reuniões e treinamentos, digitalização de documentos e serviços de motoboys e outros serviços conforme o plano contratado ou o uso avulso.
Além disso, para quem não pode ou não quer registrar sua empresa em casa, em sua cidade, os escritórios virtuais oferecem endereços comerciais.
Na comparação com o valor do aluguel, a alternativa mostra uma economia de custos maior ainda.
Mesmo que toda a ‘equipe’ da sua empresa se resuma a você mesmo, isso não significa que você não possa fazer grandes negócios.
De fato, sua ‘empresa de um homem só’ pode ter acesso aos mesmos recursos de um grande escritório, transmitindo aos seus clientes uma imagem de seriedade e profissionalismo.
A era digital e evolução dos serviços
Nesta era digital, onde algumas regras de negócios já não fazem muito sentido, micro e pequenas empresas, bem como profissionais autônomos e freelancers, vêm provando que, com as ferramentas certas, eles podem competir com grandes empresas sem medo.
Como exemplo disso está o escritório virtual, que oferece um endereço de prestígio, número de telefone próprio, atendimento personalizado e a opção de utilizar toda a estrutura de um escritório mobiliado para fazer reuniões com os clientes.
O escritório virtual tem se tornado um poderoso aliado para profissionais que desejam começar a empreender com um custo baixo e, também, para grandes empresas que buscam reduzir custos e otimizar seus serviços.
Tenha mais economia
Se você planeja abrir um escritório, especialmente nestes momentos de crise, o custo do aluguel do espaço físico, bem como o mobiliário, equipamentos, contas de luz, água e internet podem consumir seu orçamento rapidamente e limitar os negócios da sua empresa.
Com o escritório virtual você evita esses desperdícios em quase 80%, o que permite investir mais na captação de clientes e em ações de marketing.
Melhore sua imagem
Às vezes alguns clientes se importam mais com onde você está do quem com quem você é.
Para esses casos, o escritório virtual oferece um endereço físico de prestígio, com linha telefônica própria e atendimento personalizado.
Você pode trabalhar de casa ou de onde quiser, mas sua empresa estará no melhor endereço comercial da cidade.
Acabe com as reuniões na padaria
Trabalhar em casa tem inúmeros benefícios – você não gasta com condução, tem toda a privacidade necessária e consegue organizar melhor seu tempo.
O problema é que a sua sala de estar ou cozinha não são os melhores lugares para fazer reuniões.
Isso acaba fazendo com que muitos profissionais marquem reuniões em balcões de padaria ou cafeterias, o que pode destruir sua imagem profissional com seus clientes.
O escritório virtual permite utilizar espaços físicos reais, com toda a infraestrutura necessária para você realizar reuniões com seus clientes.
Acabe com o amadorismo e impressione seus clientes.
Seja produtivo em qualquer lugar
Dependendo da sua área de atuação, você talvez tenha que viajar muito. Você é um nômade digital?
O escritório virtual continua funcionando mesmo que você esteja em outro país.
Suas ligações serão recebidas e os recados encaminhados para você, sem nenhuma dor de cabeça. Você pode trabalhar no avião, no aeroporto, em algum café e mantém seus negócios sempre atualizados.
Em uma época onde a percepção é um fato importante, seu escritório tem a função de dizer aos seus clientes quem você é.
Com o escritório virtual, você pode projetar a imagem de uma ‘grande empresa’ sem ter que arcar com custos enormes.
Quem estiver usando o espaço eventualmente, ainda terá a vantagem de ficar despreocupado com gastos com aluguéis fixos, além de economizar em comparação com as despesas diárias que teria com uma sala comercial.
Isso sem falar nos salários de funcionários contratados, encargos trabalhistas e serviços administrativos que poderá usufruir.
Por um preço bastante moderado, será possível ter a empresa localizada em um endereço prestigiado e facilmente acessível, expandindo o negócio com conforto a lugares onde não se dispõe de pontos de suporte.