Como manter uma boa gestão empresarial em um escritório virtual

Ao longo dos anos a rotina, a forma de trabalhar em escritórios e a forma como fazemos negócios vem sendo transformada com os avanços tecnológicos que são introduzidos no mercado.

É possível que as novas gerações não conheçam quão revolucionário foi a introdução de máquinas de fax e e-mails nos escritórios como formas potenciais para facilitar as comunicações.

Anos depois, contamos com smartphones, computação na nuvem, entre muitos outros recursos que otimizam o trabalho nos escritórios das empresas.

Em outras palavras, a cultura do escritório mudou tanto quanto os funcionários e as tecnologias que são utilizadas para o exercício das atividades profissionais.

Portanto, pode ser surpreendente, mas de acordo com o andar da carruagem, não é nenhuma novidade que a mudança na cultura do escritório também tenha modificado o espaço físico do escritório.

As mudanças não correspondem apenas a rotina, mas também aos funcionários que já conseguem trabalhar de inúmeras maneiras longe de seus escritórios físicos (teletrabalho), no entanto, para isso é preciso de uma boa gestão empresarial.

O novo espaço de escritório

Até bem pouco tempo, muita gente poderia não se ver trabalhando fora do escritório, pois era aquele ambiente que oferecia os recursos, ferramentas e documentos necessários para os negócios acontecerem.

Todavia, atualmente, o trabalho remoto tem se tornado cada vez mais uma realidade no Brasil e a expectativa é que boa parte das empresas adotem o escritório virtual como regime integral.

Ter um espaço de escritório virtual num coworking beneficia o empregador e o empregado.

O empregador pode economizar um bom dinheiro ao não ter que pagar aluguel de escritório e outros gastos fixos, bem como de equipamentos.

Já para os funcionários podem ter maior flexibilidade e acessibilidade para a realização de suas atividades profissionais, bem como também podem economizar ao não ter que gastar dinheiro com transporte e nem “perder” tempo de deslocamento.

Perspectivas e desafios do home office

Todavia, alguns problemas podem advir do escritório virtual, pois alguns profissionais podem não se sentir tão motivados e produtivos, além de poder ser mais difícil manter o foco e os prazos do trabalho.

Por outro lado, há profissionais que se adaptam bem ao modelo de trabalho home office, sentem-se mais produtivos e felizes por conseguirem equilibrar melhor a vida profissional e pessoal / familiar.

Entretanto, para que esse novo sistema, o trabalho remoto, funcione, é preciso de uma preparação da empresa, para que ela disponibilize os recursos e ferramentas necessárias para a condução do trabalho de seu time de colaboradores em casa.

Além disso, é preciso pensar numa nova forma de gestão empresarial, totalmente diferente da gestão empresarial tradicional, afinal todos os processos devem ocorrer virtualmente, portanto é preciso uma equipe que saiba liderar um escritório virtual.

Como liderar um escritório virtual

É nesse momento que se faz necessário pensar na gestão empresarial voltada para o escritório virtual, que é bem diferente do modelo de gerenciamento tradicional.

Em outras palavras, o espaço de escritório virtual é um ambiente diferente para gerencial, portanto, trabalhar em um espaço assim é bastante diferente do que trabalhar em um espaço físico e, portanto, requer pensar em uma gestão empresarial voltada para este ambiente.

Assim, é preciso liderar sua equipe e gerenciar seus funcionários para melhor atender às suas necessidades.

Ao mover seu escritório para espaço de escritório virtual, é preciso alterar seu estilo e técnicas de gerenciamento, portanto, veja como fazer isso:

1. Contrate as pessoas certas

Em qualquer negócio, seja em escritórios físicos e escritórios virtuais, é fundamental que se contrate funcionários adequados para a realização do trabalho.

Este aspecto é ainda mais importante para quem vai fazer trabalho remoto, pois alguns funcionários irão crescer no home office e outros irão falhar miseravelmente.

Quem vai liderar um escritório virtual precisa contratar pessoas que se sintam confortáveis para trabalhar online, principalmente porque será preciso cumprir prazos e expectativas e o gestor não estará monitorando o passo a passo, mas deverá cobrar o trabalho solicitado.

Outro aspecto é que essas pessoas devem estar abertas ou já habituadas a alfabetização tecnológica, pois quem não estiver acostumado a utilizar recursos tecnológicos (smartphone, chamadas vídeo, etc.) poderá ter dificuldade com o trabalho home office.

2. Estabeleça as expectativas desde o princípio

Os funcionários precisam, desde o início, saber o que a gestão empresarial espera do trabalho deles, é preciso que fiquem a par do protocolo de desempenho e o comportamento de trabalho adequado.

É preciso que a pessoa que irá liderar um escritório virtual exponha todas as suas expectativas para que assim garanta que suas necessidades sejam atendidas pelos funcionários, mesmo porque não haverá como monitorá-los na rotina do dia-a-dia.

Portanto, defina se você irá querer um e-mail com relatório do trabalho no final do dia, se irá querer que eles estejam disponíveis para ocasionais reuniões presenciais, com que frequência devem fazer vídeo conferências ou bate-papos, etc.

3. Horário de check-in

Quem vai liderar um escritório virtual já espera que os funcionários sejam capazes de gerenciar seu tempo de trabalho e saibam o que é esperado deles, no entanto, ainda assim vão precisar entrar em contato com o gestor.

Portanto, uma comunicação consistente com os funcionários é a peça fundamental na gestão empresarial de um escritório virtual, portanto, estipular a frequência com que irá entrar em contato com os funcionários depende de cada gestor.

Por exemplo, alguns se sentem melhor entrando em contato ao longo do dia para se certificarem da produtividade dos funcionários, outros preferem manter contato apenas no final do dia.

No entanto, o mais importante é que você deixe muito claro para seu time de colaboradores que eles podem entrar em contato com você quando necessário.

4. Aprenda com os colaboradores

Uma gestão empresarial para liderar um escritório virtual é algo novo e requer um verdadeiro jogo de cintura para fazer com que o trabalho remoto traga bons resultados.

Portanto, é fundamental que você busque sempre o feedback dos colaboradores, afinal, essa é a maneira mais fácil de verificar se suas técnicas de gerenciamento estão funcionando e o que os funcionários estão pensando.

Com o feedback você pode obter informações e ideias importantes de como melhorar a gestão do escritório virtual, portanto, peça sempre o feedback da equipe, pois há sempre coisas que podem ser melhoradas e todo gestor precisa se certificar da contribuição de todos para a melhoria do trabalho.

Acreditamos que se você chegou até aqui significa que agora possui um bom material e norteamento eficaz para liderar um escritório virtual e ficamos felizes por ter contribuído com isso.

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