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Home Office, Coworking, Sala privativa ou Escritório Virtual

Home Office, Coworking, Sala privativa ou Escritório Virtual. Saiba como escolher o melhor lugar para abrir a sua empresa. Este é o guia completo para lhe ajudar, vamos nessa?

Escolher o local onde estabelecer a empresa é uma das etapas mais difíceis para os empreendedores.

Alugar um escritório próprio pode representar um custo um pouco alto para um negócio ainda incerto.

Por outro lado, a boa notícia é que existem espaços mais viáveis para quem está começando agora.

A internet e a cultura colaborativa contemporânea fizeram com que lugares alternativos como o coworking e o home office ganhassem visibilidade.

Mas como definir qual o local compatível ao seu perfil profissional? Qual espaço é mais adequado ao seu negócio?

Para ajudá-lo nessa etapa importante, nós aqui do blog do DESK Coworking criamos um guia definitivo dos espaços de trabalho disponíveis.

Vamos falar das particularidades, benefícios e pontos de atenção de cada um deles.

O objetivo é que essa leitura consiga ajudá-lo nesse momento tão importante – e difícil – que é onde fixar o seu negócio ou empresa. Vamos juntos nessa?

O artigo será dividido entre os seguintes conteúdos

Home office
Coworking: a cultura da colaboratividade
Escritório Virtual, é realmente eficaz?
Escritório próprio, a realização profissional
Bônus: Salas Privativas
Os custos de cada espaço
Como escolher o melhor local?

Home-Office

O home-office é a escolha mais simples e barata para quem decidiu trabalhar por conta própria.

A flexibilidade de horário, diminuição de custos com deslocamento, economia de tempo e possibilidade de fazer pequenas pausas ao longo do dia são as vantagens desse local de trabalho.

A principal dificuldade, entretanto, é a disciplina. Para muita gente não é fácil manter a rotina em um ambiente com tantas opções de entretenimento disponíveis: TV, cama, Netflix, dentre outros.

Perfil de público: Profissionais liberais que precisam começar um negócio com o menor custo possível.

É a pedida perfeita para quem trabalha como freelancer: designers, programadores, jornalistas, escritores, arquitetos, publicitários e outros profissionais que não precisam lidar com o cliente com tanta frequência.

Como começar? Compre uma boa mesa, cadeira confortável e invista em uma internet de alta velocidade.

E, sim, será preciso ter muita disciplina! Estabeleça horários de trabalho e descanso. Encontre o limite entre a procrastinação e trabalhar muito.

Como está em casa, você pode acabar trabalhando mais que o recomendado. Lembre-se: os momentos de distração e lazer com a família também são importantes.

As principais vantagens do home office

Sem trânsito e custos com deslocamento: Você não vai precisar pegar ônibus lotado ou gastar dinheiro com gasolina ou transporte particular.

E, sim, nem vai se estressar por perder horas preciosas do seu dia no trânsito. No home office, você só precisa se levantar e dar alguns passos para chegar ao seu trabalho.

Um dado importante! É como se você ganhasse 47 horas livres, o que é mais de uma semana de trabalho para quem cumpre 8h diárias de segunda a sexta-feira.

Alimentação mais saudável e barata: É muito mais saudável e econômico cozinhar sua própria comida. Você também pode usar o tempo na cozinha como um momento de relaxamento no meio do expediente. É gostoso e ainda explora muito a nossa criatividade.

Mais tempo com a família e os PETs: Você pode acompanhar o crescimento e alimentação dos seus filhos e animais de estimação.

E aproveitar a companhia deles sempre que quiser. Vale lembrar que é comprovado cientificamente que crianças e bichos deixam o ser humano mais leve e criativo.

Economia de aluguel: A estrutura para começar e manter o seu negócio já está pronta. Você tem um teto, luz e internet já garantidos e pagos.

Pontos que você deve considerar no home office

Disciplina e concentração: Por mais que todos os elementos que citamos até agora sejam maravilhosos, o mais difícil para quem trabalha em home office é manter a disciplina.

Nossa casa pode ser encarada como um espaço de diversão e relaxamento. É a TV, o olhar pidão do cachorro, a cama convidativa para aquela soneca no meio da tarde.

É preciso desenvolver algumas estratégias para manter o foco e não deixar que essas distrações comprometam o seu rendimento.

A hora de parar de trabalhar: Se mesmo trabalhando em uma empresa tradicional é difícil resistir a ler aquele whatsapp do cliente às 21h, imagina morando no seu escritório?

Quando o trabalho tem hora fixa para terminar, é mais difícil continuar trabalhando por longos períodos. Quando você é freelancer tempo é sinônimo de dinheiro.

Ou seja: Quanto mais produz, mais ganha. É preciso saber dosar entre trabalho, lazer e atenção à sua família.

Socialização: A hora do cafezinho nunca mais será a mesma. Por mais que a rotina tradicional em um escritório seja cansativa, interagimos com gente diferente.

Conhecemos pessoas e iniciamos relacionamentos. É na hora do cafezinho ou do almoço que batemos aquele papo divertido com os colegas e combinamos aquele happy hour divertido na sexta-feira.

Coworking: a cultura da colaboratividade

O coworking é um ambiente compartilhado de trabalho, onde profissionais de diferentes áreas de atuação compartilham o mesmo espaço.

Os espaços de coworking oferecem mesas de trabalho, salas para reuniões e treinamentos e espaços de convivência.

Muitos desses espaços apostam também em redes fortes de contatos, promovendo eventos de networking.

Uma grande vantagem desses locais é o preço, muito mais em conta do que os escritórios tradicionais. Embora tenham custo superior ao home office, esse valor acaba sendo encarado como investimento na empresa.

Afinal de contas, as possibilidades de networking são imensas. Sem contar na disponibilidade de serviços complementares oferecidos.

É também considerado um movimento cultural. Uma forma de expressão de uma geração contemporânea empreendedora e que valoriza conceitos como sustentabilidade e cultura colaborativa.

No Brasil, são mais de 810 espaços espalhados ao redor do país.

Perfil de público: Profissionais liberais adeptos da cultura colaborativa, networking e flexibilidade. E sobretudo: que curtem trocar experiências.

Como começar? Pesquise todos os espaços disponíveis em sua cidade. Escolha aquele que tenha mais a ver com seu perfil profissional. Depois, é só investir em um plano que atenda às suas necessidades e de sua empresa.

Diferenciais do coworking

Networking e troca de experiências: Trabalhar em um espaço, como o DESK Coworking, onde diversas áreas estão reunidas é uma oportunidade e tanto para novas parcerias.

Você está em um ambiente rodeado de possíveis clientes, parceiros ou fornecedores. Assim, fica mais fácil tirar alguma dúvida, pedir uma opinião sincera sobre o design do seu site ou mesmo ter um insight bacana sobre o futuro da sua empresa.

Isso tudo sem contar na possibilidade de criar novas amizades.

Burocracia zero: Não é necessário gastar tempo com as atividades cotidianas de manutenção do espaço.

Limpeza, pagamento de contas de luz e água, solução problemas com a operadora de internet, goteiras e todas as outras coisas que exigem muita paciência também são resolvidas pelos administradores.

A única coisa que você deve fazer é lavar as coisas que utiliza e manter sua estação de trabalho sempre organizada.

Sem custos de manutenção: Diferente de quando você aluga uma sala comercial com uma imobiliária, a burocracia é quase zero em um coworking.

Não é preciso de fiador ou seguro. Os planos também são bastante flexíveis. Você pode escolher pacotes mensais, semanais ou por hora.

É SÓ CHEGAR E COMEÇAR A TRABALHAR

Localização estratégica: Geralmente, os espaços de coworking estão localizados em zonas comerciais tradicionais.

Ou seja: fica mais fácil para você se deslocar para o trabalho. Isso tudo sem contar na oferta de serviços comerciais nas proximidades, como academia, restaurantes, praças, bancos e parques.

Disponibilidade de outros serviços: O coworking oferece também salas de reunião e treinamento.

Ou seja: você conta com opções para receber seu cliente com mais privacidade e toda infraestrutura necessária para impressioná-lo.

QUERO ALUGAR UMA SALA DE REUNIÃO

Quando você reúne várias pessoas trabalhando em projetos diferentes, é super normal que existe barulho.

Cada coworking tem suas regras para lidar com essa situação. Em alguns é permitido usar o telefone no ambiente compartilhado, em outros você precisa ir para uma sala de reunião ou cozinha para usar o telefone.

Mas tudo depende do bom senso dos profissionais que lá estão. Nada do que falar em um tom mais baixo não resolva, não é mesmo?

Existem espaços que, apesar de se identificarem como coworking, não passam de um punhado de mesas e cadeiras em uma sala.

Se o local não investe em um ambiente agradável e uma estrutura de qualidade para seus coworkers, talvez sua experiência possa ser um pouco decepcionante.

Por isso, é importante pesquisar o coworking que tenha a vibe mais parecida com a sua e de seu negócio.

Escritório virtual, é realmente eficaz?

O escritório virtual é um serviço direcionado para que uma empresa tenha uma sede corporativa com alguém para atender o telefone e receber correspondências.

São ideais para empresas que precisam manter uma estrutura de atendimento mais formal com secretária, sala de reunião e localização privilegiada na cidade para divulgar seu negócio ou se encontrar com clientes.

Perfil de público: Pequenos e médios empresários que valorizam a imagem corporativa, já que não podem estar presentes sempre no ambiente físico.

Como começar? Pesquise os escritórios locais e veja qual atende melhor às suas necessidades. Vale a pena ficar atento também à oferta e qualidade dos serviços complementares oferecidos pelo espaço.

Por que é uma opção eficaz?

“Cara” corporativa: A principal vantagem do Escritório Virtual é dar mais personalização e identidade ao seu seu negócio.

Você tem um endereço corporativo e não corre o risco de perder ligações importantes, já que conta com uma secretária para receber todos os seus contatos.

Primeira sede em outra cidade: É comum que empreendedores que estão iniciando um negócio em outra cidade utilizem escritórios virtuais para estabelecer uma sede formal.

Assim, é possível ter número de telefone com código de área local para que clientes e fornecedores entrem em contato, além de poder recebê-los eventualmente para reuniões e outros encontros.

Espaço para atendimento e reuniões: Você pode contratar sob demanda, salas de reuniões para se encontrar com clientes, fornecedores e clientes em potencial.

Elas oferecem toda infraestrutura para atendimento como mobília de alto padrão e equipamentos para videoconferência. Além, é claro, de um serviço de copa para aquele cafezinho especial.

Atendimento personalizado ao seu cliente: Nos escritórios virtuais, você recebe um número de telefone exclusivo quando assina o contrato.

O atendimento será feito de acordo com o perfil da sua empresa. As secretárias atendem o telefone, dizendo o nome da sua marca.

Os recados serão anotados e enviados por e-mail ou SMS (ou como preferir) e as correspondências encaminhadas para um local de sua preferência.

Considere os valores!

É um ótimo negócio para quem precisa de um endereço corporativo com uma localização privilegiada. É, claro, com custos mais em conta do que alugar um escritório próprio.

Escritório próprio, a realização profissional

Alugar ou comprar um imóvel para trabalhar é o desejo da maioria dos empresários. É uma opção excelente para quem precisa de um ambiente personalizado e conta com um alto número de funcionários.

Perfil público: Pequenas, médias e grandes empresas que precisam de personalizar o espaço e valorizam muito a cultura interna.

Como começar? Procure uma imobiliária e prepare toda a documentação. Os contratos geralmente são anuais ou maior. Lembre-se: Você vai precisar de um fiador, recursos financeiros, mobiliário e infraestrutura.

As vantagens do escritório próprio

Espaço para reunir todos os funcionários: Para equipes muito grandes, o escritório próprio é uma opção mais viável.

Sobretudo, se existe a intenção de construir uma cozinha para funcionários ou levar uma grande quantidade de equipamentos para o local de trabalho.

Personalização total do ambiente: Você pode personalizar o ambiente de acordo com as suas necessidades. É possível pintar, derrubar paredes e alterar as estruturas. Tudo para que o escritório fique cara da sua empresa.

Estabilidade em relação ao endereço: Por mais que seja uma opção mais cara, um escritório próprio pode trazer uma sensação maior de estabilidade no endereço para o proprietário.

Apesar de ser pouco provável que um empreendimento como um coworking feche de um dia para o outro, a administração do negócio não compete a quem usa o serviço.

Pode ser que seja preciso mudar de endereço caso o espaço passa por alguma reestruturação. Uma boa solução nesse caso é achar um local que aceite fazer contratos mais longos.

Visibilidade para os clientes: Vendedores, estilistas e artistas plásticos precisam que seu produto seja visto pelos clientes. Nesse caso, alugar ou comprar uma sala comercial pode ser um bom negócio.

Os pontos negativos

Custos elevados: Gastos com aluguel, salário e encargos trabalhistas de funcionários, segurança, energia elétrica, água, impostos e manutenção. Tudo isso são itens que você precisa levar em consideração. E o pior: podem superar as expectativas.

Prepare-se para a saída: Se você você alugou um imóvel e personalizou o mesmo, deverá deixá-lo do mesmo jeito que recebeu quando encerrar o contrato. Sua empresa deve estar preparada para esse custo.

Um modelo um pouco mais burocrático: Além do contrato longo, é preciso pensar no mobiliário, na logística de limpeza, nos fornecedores de internet e telefone.

Em média, um contrato de aluguel leva de 10 a 15 dias para ser preparado. Vale lembrar que você está atrelado a uma mesma estrutura até o fim.

Se precisar de mais ou menos espaço, ou você aceita o que alugou, ou banca os custos de uma mudança completa de endereço.

Bônus: Salas Privativas

As salas privativas mobiliadas aparecem como uma ótima alternativa para quem precisa de privacidade e um ambiente mais corporativo para trabalhar, mas não pode alugar um escritório próprio.

É um serviço oferecido por diversas empresas e coworkings, normalmente localizadas nos grandes centros econômicos das capitais.

O custo-benefício é uma das suas principais vantagens. Por uma mensalidade, você tem à sua disposição tudo aquilo que precisa trabalhar, sem ter que se preocupar com a burocracia de alugar um escritório próprio.

Não é necessário lidar com manutenção, depreciação de bens e possíveis imprevistos. Sempre tem tudo pronto: limpeza, cafezinho, água e todos os suprimentos necessários para o dia-a-dia.

A maioria dos coworkings que oferecem salas privativas ainda contam com salas de reunião.

QUERO CONHECER AS SALAS PRIVATIVAS

Os custos de cada espaço

Cada região do país, área da cidade e estrutura de espaço tem suas variáveis de preço, vantagens e desvantagens.

Por exemplo, você pode trabalhar em um coworking mais caro, mas que fica apenas algumas ruas da sua casa. Ou seja: você economiza com tempo e deslocamento.

Home office

É óbvio que você não tem custos com aluguel e nem precisa investir em um mobiliário de grife, quando se está num home office. Quanto mais confortável estiver, entretanto, maior será a produtividade.

Por isso, considere o uso do ar-condicionado diariamente e a aquisição de uma cadeira confortável e uma mesa mais equipada. Lembre-se também que a conta de luz ficará um pouco mais cara.

A dica é levar esses custos em consideração na hora de estabelecer o valor de um serviço.

Coworking

É preciso considerar o tempo e o gasto com deslocamento até o espaço de coworking.

Vale lembrar que, em relação aos pacotes, a maioria dos coworkings oferece descontos à medida que você utilize mais o espaço.

Escritório virtual

A maioria das empresas que oferecem essa modalidade estão localizadas em importantes avenida de grandes centros comerciais, o que aumenta o custo da mensalidade.