Como uma secretária virtual pode aumentar sua produtividade?

E se tivermos o serviço de uma secretária virtual para nos ajudar na tarefas diárias? Já parou para pensar?

Com a correria do dia a dia e o crescimento dos negócios, profissionais das mais diversas áreas inevitavelmente enxergam a necessidade de buscar facilidades para agilizar suas rotinas, não é mesmo?

E as peculiaridades dessa situação ficam ainda mais evidentes no caso de quem tem que dar conta, sozinho, de uma série de coisas sem ter alguém para ajudar.

Esse desafio imposto pela modernidade tem sido superado com o surgimento de soluções inovadoras, como escritórios compartilhados, por exemplo, que oferecem ótima infraestrutura e suporte a quem não tem como ou não quer investir em equipe e espaço próprios.

Pois hoje vamos apresentar mais uma excelente alternativa: a secretária virtual!

Se você já ouviu falar dela, mas ainda tem dúvidas sobre o que exatamente seja ou se você a confunde bastante com a ideia de secretária eletrônica, aproveite agora para desvendar, de uma vez por todas, no que essa opção verdadeiramente aliada consiste e o que ela pode efetivamente fazer por você!

Então vamos lá?

Conceito e oferta de funcionalidades

Uma secretária virtual é, na verdade, uma assistente virtual.

Em outras palavras, é uma secretária que trabalha à distância, em uma central de atendimento, contribuindo para as operações básicas de atendimento e assistência inicial ao cliente, via telefone.

O diferencial desse serviço está no fato de não ser especificamente uma pessoa física instalada em seu escritório, tampouco uma gravação automática em seu PABX, mas, sim, uma pessoa que fica disponível na central de uma empresa especializada, contratada para o serviço.

Essa profissional poderá atender suas ligações, registrar recados e facilitar sua rotina, inclusive o representando em algumas situações em que não esteja disponível para atender telefonemas.

Atendimento automático de chamadas

Há momentos em que simplesmente não é possível atenda telefonemas, não é mesmo?

Você pode, por exemplo, estar em reunião, ter se ausentado brevemente por qualquer motivo, seja ele de força maior ou até mesmo para tratar de questões do próprio negócio.

Não está disponível? Pois a solução é simples: sua ligação é redirecionada e cai automaticamente em uma central de atendimento, onde uma secretária devidamente treinada atenderá por você.

Você pode definir depois de quanto tempo ou de quantos toques essa central fará o redirecionamento, nunca correndo o risco de deixar seus clientes sem algum tipo de retorno.


Suporte para uma rotina com foco no business

Sem precisar se preocupar tanto em correr para fazer todos os atendimentos, interromper trabalhos e linhas de raciocínio para responder prontamente às chamadas e anotar recados, dentre outras coisas do tipo, você ganha tempo e concentração para ser mais produtivo e realmente focar em seu negócio.

É importante dizer, ainda, que isso se reflete não só em mais produtividade, como também em credibilidade.

Secretárias eletrônicas, por exemplo, são realidades encontradas comumente em diversos tipos de estabelecimento, mas a secretária virtual é sinônimo de atendimento diferenciado.

E, acredite, o cliente percebe esse valor.

Independentemente do tamanho do seu negócio, com a contratação desse serviço agrega-se a imagem de uma atividade melhor estruturada.

Como consequência, você passa a ter uma rotina facilitada e clientes cada vez mais satisfeitos, conseguindo desenvolver trabalhos com mais foco, qualidade e motivação.

Atendimento super personalizado

Ao contrário de uma simples gravação robotizada, uma secretária virtual, de carne e osso, poderá atender seus clientes de forma personalizada, oferecendo um auxílio muito mais próximo e interagindo melhor com suas necessidades.

Ainda é possível, muitas vezes, unir essa função a outros serviços, que incluem agendamentos, segmentação de solicitações e classificação de pedidos, tudo para que você já receba tudo no jeito certo para agir e responder mais rapidamente às demandas dos clientes, ajudando-os a organizar todo o fluxo de seu trabalho e se ajustando às particularidades do negócio.

Custo-benefício com retorno em produtividade

Para fechar com chave de ouro as vantagens proporcionadas por esse serviço, pense no custo-benefício!

Imagine qual seria o tamanho das despesas para se contratar uma secretária particular que ficasse em seu escritório atendendo ligações e anotando recados o dia todo!

Certamente não seria baixo, visto que a contratação de um funcionário em si pode ser bastante onerosa, ainda mais se você for um profissional autônomo.

Sem contar na ociosidade!

Com o serviço de secretária virtual, por outro lado, você consegue usufruir de todas as vantagens da prestação desse serviço por um preço bem mais baixo do que contratando um atendente.

Poupando recursos você consegue investir ainda mais no crescimento de seu negócio e em soluções e melhorias que ajudem a aumentar sua produtividade!

Não parece promissor?

E então, será que você também está precisando de uma secretária virtual?

Qual dos benefícios proporcionados por esse serviço chamou mais sua atenção? Ainda tem dúvida?Acesse, clique aqui em escritório virtual.

Compartilhe :

Fale com um consultor