Com o grande volume de informações recebidas diariamente, mais as atividades que precisam ser finalizadas — além das que vão chegando —, muitas vezes é praticamente impossível manter-se totalmente focado e altamente produtivo. Além da possibilidade de comprometer os prazos de entrega, a sensação de estar sobrecarregado pode influenciar, também, na qualidade do trabalho.
Pensando nisso, resolvemos oferecer 5 dicas de gestão do tempo que vão te ajudar a otimizar a rotina e aumentar a produtividade. Para saber quais são elas, basta continuar a leitura!
1. Crie uma lista de tarefas
Todos os dias, pela manhã, antes mesmo de iniciar o trabalho, liste todas as atividades que precisam ser feitas durante o dia. Isso permite visualizar melhor tudo o que deve ser cumprido e permite que você consiga se planejar melhor de acordo com seus horários, lembrando de incluir os períodos reservados para as reuniões.
Para ser ainda mais eficiente, classifique cada uma delas por ordem de prioridade e grau de urgência. Assim, você sabe quais precisam ser liberadas primeiro e quais podem ser deixadas para depois — desde que se tenha o devido cuidado de gerenciar essas tarefas menos importantes, evitando que elas acabem se tornando críticas depois de um tempo.
2. Saiba dizer “não”
Muitas pessoas acabam aceitando atividades mesmo sabendo que isso prejudicará seu desempenho, apenas por receio de dizer “não” e serem mal interpretadas. Não é necessário negar todo pedido de ajuda de um colega de trabalho ou mesmo o líder solicitar, mas é preciso avaliar antes se você possui tempo e os conhecimentos necessários para realizar o favor.
Saber dizer “não” no momento certo ajuda a economizar o tempo — seu e da outra pessoa — e ainda alivia a pressão por fazer algo que não estava nos seus planos.
3. Tenha foco, isso é fundamental para uma gestão do tempo eficaz
Parece óbvio falar sobre isso, mas saber gerenciar as distrações e manter o foco no que precisa ser feito é primordial para a sua produtividade. Nesse caso, é preciso evitar o uso de e-mails, celular, telefone e redes sociais, por exemplo, pois isso pode fazer com que você perca o raciocínio do que estava fazendo. Além de perder o tempo verificando essas ferramentas, você ainda perde mais, haja vista que é necessário um certo tempo para retomar o foco do que estava sendo feito.
4. Mantenha seu ambiente de trabalho sempre organizado
A desorganização interfere diretamente na sua produtividade, por dois motivos principais:
- A perda de tempo para encontrar os objetos necessários para a realização do trabalho;
- O cansaço mental que um lugar bagunçado causa, influenciando o desempenho de maneira negativa.
Para evitar que isso aconteça, tenha um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Além disso, deixe mais próximos e visíveis todos aqueles materiais que você utiliza com frequência, e deixe guardados os que são usados esporadicamente.
5. Conte com a ajuda da tecnologia
Hoje em dia já é possível contar com ferramentas que permitem elaborar listas, fazer anotações e gerenciar o tempo no trabalho. Por meio delas, você consegue controlar seus compromissos, fazer anotações importantes e acompanhar o seu desempenho diário, avaliando como você gasta o seu tempo.
A produtividade é um fator fundamental para um bom desempenho no trabalho, garantindo que todas as demandas sejam atendidas, ao mesmo tempo em que consegue eficiência sem ser necessário um desgaste físico e mental. Isso é possível quando se adota alternativas úteis para realizar a gestão do tempo, como as dicas que oferecemos hoje.
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