Como reduzir custos utilizando um escritório virtual?

Um escritório virtual é uma opção inteligente e inovadora para que profissionais, como os liberais, autônomos, freelancers e microempreendedores individuais possam usufruir de todos os benefícios de um escritório comum, mas com custos bem reduzidos e é por esse motivo que iremos mostrar como reduzir custos utilizando um escritório virtual.
Alguns dos serviços que um escritório virtual pode oferecer são atendimento telefônico personalizado, transferência de ligações, gerenciamento de correspondências e recados, endereço comercial, endereço fiscal, central telefônica e agenda de reunião online.
Essa é uma alternativa viável e que demonstra mais seriedade e profissionalismo para os seus clientes, além de poupar bastante tempo e dinheiro. Ou seja, é possível reduzir custos com escritório virtual. Quer saber como? Confira o post de hoje!

Baixo investimento inicial

Para começar, você vai reduzir custos com escritório virtual pelo simples fato do investimento inicial ser muito baixo. Na verdade, ele é praticamente inexistente, visto que todos os custos com infraestrutura, mobiliário, contas de luz e internet ficam por conta da empresa contratada. Você usufruirá de um serviço com toda infraestrutura incluída, o que é muito mais econômico.

Aumento da produtividade

Para o profissional liberal, autônomo, empreendedor, que tem uma startup ou para o microempresário, quanto mais ele conseguir se concentrar na parte produtiva e estratégica do seu trabalho, melhores serão os seus resultados e rendimentos. Por isso, delegar esses pequenos processos administrativos para um escritório virtual aumentará a produtividade e contribuirá também para o aumento do tempo para focar exclusivamente no seu negócio.

Melhora a qualidade do trabalho

Tanto para o cliente como para o profissional, é importante que o atendimento seja de qualidade. Quando um escritório virtual é contratado, a imagem corporativa melhora consideravelmente. Além disso, a tendência é que o empreendedor aprimore cada vez mais o serviço prestado, pois não vai precisar ser constantemente interrompido para atender telefonemas, por exemplo.

Sem custos com pessoal

Muitos empresários deixam de contratar uma secretária ou alguém responsável pelo atendimento, porque o pagamento do salário e os encargos acabam sendo um custo muito alto para ele. Por isso, ter um atendimento personalizado, sem precisar arcar com investimento ou recursos humanos é uma das formas de reduzir custos.

Estrutura física

A grande maioria dos empreendedores que trabalha em sistema de home office provavelmente já imaginou quanto custaria abrir e manter uma estrutura física de um escritório. Os investimentos são altos e muitas vezes acabam levando um empreendimento ao insucesso — já que o profissional não consegue arcar com todos os gastos necessários.
Quando você contrata um escritório virtual, todo esse ambiente já está disponível e você só usufrui dos seus benefícios — dependendo do plano, você pode até incluir algumas horas de uso de sala de reuniões e de treinamento. Isso tudo sem gastar nada com móveis, aluguel, conta de luz, água, cafezinho, etc.

Não requer gastos com manutenção

Não é só o investimento inicial de ter um escritório físico que pesa no bolso do empreendedor. Os custos de manutenção dessa estrutura também devem ser levados em consideração. Com um escritório virtual você será capaz de fazer uma boa economia, já que a manutenção com qualquer equipamento utilizado deixa de ser uma obrigação sua, mas sim da empresa que você contratou.

Uma das soluções mais eficientes e inovadoras para manter um pequeno negócio funcionando com qualidade e eficiência é reduzir custos através do escritório virtual. Com esse tipo de serviço, o empreendedor consegue ter atendimento personalizado para a sua empresa de maneira prática, econômica e eficaz.

Como montar o seu?

Ficou interessado em montar um escritório virtual e ter o seu próprio empreendimento? Preparamos algumas dicas essenciais.

Investimento inicial

O investimento inicial para ter o próprio escritório virtual, obviamente, vai variar muito de acordo com uma série de fatores. Ele vai depender da cidade, do bairro escolhido, do tamanho do imóvel, mobília, equipamentos e até de questões menores como o acabamento.

No entanto, em linhas gerais, esse tipo empreendimento requer um investimento fixo que gira em torno de R$ 90.000,00 até R$130.000,00 sendo que a estrutura pode ser ampliada com as receitas geradas. No entanto, vale lembrar que os gastos podem ser rateados de acordo com o lucro alcançado pelos serviços oferecidos.

Os gastos mais básicos são mobília como estações, mesas, computadores, layout adequado para o desenvolvimento das atividades e ar-condicionado. É primordial que tudo seja de boa qualidade, caso contrário a procura pelo seu serviço será menor e o retorno do que você investiu mais demorado.

Layout

O layout precisa proporcionar conforto e ergonomia para os clientes, de forma que sua utilização torne as reuniões e serviços mais eficazes. O ambiente deve contar também com uma acústica adequada, que não permita o vazamento de ruídos para as estações próximas, bem como uma boa iluminação (similar à luz natural) e mobília atendendo aos critérios mais modernos de ergonomia.

Fornecedores

Fornecedores são parte integrante e importante em qualquer área de atuação. Para os escritórios virtuais, eles estarão presentes desde o início, como parceiros que trabalhem no setor de móveis.

Eles precisam corresponder às necessidades ergonômicas dos seus empreendimentos e isso não costuma sair muito barato, portanto pesquisar bastante e manter uma boa relação com um bom fornecedor do gênero é essencial.

No entanto, é preciso contar com boas agências de informática, firmas do ramo de manutenção (elétrica e hidráulica não podem jamais ficar desassistidas), fornecedores de material de escritório e muito mais. O segredo para uma boa relação com qualquer um deles é o mesmo: pesquisar bastante e manter a parceria com aquelas que oferecerem o melhor custo-benefício.

Precificação

A precificação é um dos temas mais delicados de qualquer negócio. Num escritório virtual, ela pode variar consideravelmente, de acordo com os serviços oferecidos e a estrutura física que os clientes vão utilizar.

Por exemplo, numa grande cidade, escritórios coletivos podem sair a cerca de R$190,00 mensais. Já empresários que prefiram serviços de forma individual poderão arcar com cerca de R$300,00 a R$500,00, dependendo do espaço utilizado e também dos custos operacionais do próprio empreendimento.

Estrutura

A estrutura é outro tema complexo, pois sabemos que ambientes amplos estão cada vez mais caros e menos disponíveis — é essencial que o escritório virtual tenha uma composição que atenda adequadamente às demandas do seu público-alvo.

O indicado é que o seu espaço tenha uma recepção com secretária e um escritório exclusivo para a venda de serviços. Para quem pensa em mais organização, um departamento separado ou até mesmo em outro edifício pode ser importante para negociações, realização de pesquisa de mercado, idealização de projetos e execução de reuniões.

Pode ser interessante para seu escritório virtual contar com um espaço próprio que atenda as atividades administrativas e contribua para a elaboração de novas estratégias.

Divulgação

Em termos de um escritório virtual, a divulgação é ainda mais relevante, pois o empreendimento depende diretamente das pessoas que buscam o local para trabalho, reuniões, brainstorms ou qualquer coisa do gênero.

Um passo importante é participar de eventos que contam com a presença do seu público-alvo: feiras de empresários, exposições, congressos e eventos. Outro modo inteligente de fazer marketing é através da internet: que tal um blog com conteúdo relevante, perfis profissionais nas redes sociais e um website que explique os serviços, suas vantagens e os preços praticados?

Você já conhecia essa solução para pequenos empreendimentos? Quer bater um papo conosco sobre essa possibilidade? Entre em contato com o DESK Coworking e tire todas as suas dúvidas sobre escritório virtual e espaços de coworking!

 

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