Em um mercado cada vez mais competitivo, a produtividade passou a ser um diferencial para todos os profissionais e você precisa de foco e organização.
Vários aspectos interferem diretamente na performance individual, começando com a imensa quantidade de informações recebidas diariamente.
Há também uma série de tarefas a serem executadas, além da necessidade de cumprir prazos, controlar despesas, atender clientes e tomar decisões importantes para carreira ou para o negócio — fica evidente a necessidade de organizar a rotina de trabalho.
Essa realidade deve ser administrada corretamente para evitar situações de estresse e ansiedade, que prejudicam a qualidade de vida e o próprio desempenho profissional.
Porém, é possível gerenciar todas essas variáveis, utilizando metodologias específicas, que permitem uma avaliação criteriosa das demandas e uma reorganização das prioridades, com foco em resultados.
Uma destas metodologias é o GTD.
Conhecendo a metodologia GTD
O GTD (Getting Things Done) pretende criar condições para a conquista de altos índices de produtividade.
A metodologia foi desenvolvida por David Allen, autor do livro “Getting Things Done” (Penguim Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português.
É preciso lembrar que o GTD é um dos métodos mais simples e objetivos, já discutidos e testados.
Mas, para que seja realmente efetivo, é preciso ter muita disciplina.
Profissionais com dificuldades em estabelecer padrões e seguir regras, devem dedicar um esforço adicional a aplicação da metodologia GTD.
Mas quando existe a compreensão do conceito e a insistência no hábito é fácil perceber os benefícios.
As etapas da aplicação do GTD
Para implementar o GTD é necessário passar por cinco etapas interdependentes. São elas:
Coleta
Nesta fase, o profissional deve listar todas as coisas que ele tem que fazer — pendências, ideias, iniciativas e projetos. Basta utilizar papel e caneta ou criar um arquivo eletrônico.
O mais importante é esvaziar a mente, materializando todas essas informações e armazenando-as de forma segura e de fácil acesso. O ideal é criar uma espécie “caixa de entrada”.
Processamento
Nessa segunda etapa, é preciso analisar essa lista e identificar quais anotações exigem uma ação. Para estas, é necessário avaliar algumas questões, como:
- Qual o primeiro passo para chegar a uma solução? Se essa avaliação demandar até dois minutos, a recomendação é agir imediatamente.
- Posso delegar? Se a reposta for positiva, é preciso registrar a tarefa em uma outra lista, destinada a ações transferidas a terceiros.
- Devo adiar? Se a decisão for por adiar, é essencial definir um novo prazo para a conclusão dessa tarefa.
Organização
As respostas dadas para cada uma das anotações permitem uma análise ainda mais profunda sobre como agir de forma eficiente.
É fundamental ter organização e disciplina para manter a “caixa de entrada” sempre atualizada — lembre-se que tudo deve ser listado e analisado.
A metodologia GTD indica a utilização de diferentes listas para separação de assuntos, deste modo é possível ter uma visão mais abrangente de todas as demandas.
Revisão
Esta etapa serve para o planejamento.
Neste momento, é necessário definir prioridades, organizar a próxima semana, reagendar as ações que não foram concluídas.
Essa revisão deve ser semanal e é muito útil para a verificação das pendências e das tarefas realizadas.
Execução
Agora é preciso executar o que foi planejado, mas com a tranquilidade de saber que a agenda representa as demandas mais importante e que merecem foco.
Desta maneira, não há preocupações paralelas, apenas a certeza de ter a situação sob controle.
Quem pode usar a metodologia GTD?
A metodologia GTD pode ser usada por todos, pois é de um ferramenta que auxilia no gerenciamento de ações, otimizando a rotina diária.
Empresários, freelancers, profissionais autônomos e liberais podem se beneficiar desse metodologia.
O GTD também é recomendável em todas as fases da carreira corporativa, seja durante o processo de recolocação, na busca por uma promoção ou na decisão por empreender, pois a produtividade é um elemento importante em todos esses momentos.
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