Foco e organização: conheça a metodologia GTD

Em um mercado cada vez mais competitivo, a produtividade passou a ser um diferencial para todos os profissionais e você precisa de foco e organização.

Vários aspectos interferem diretamente na performance individual, começando com a imensa quantidade de informações recebidas diariamente.

Há também uma série de tarefas a serem executadas, além da necessidade de cumprir prazos, controlar despesas, atender clientes e tomar decisões importantes para carreira ou para o negócio — fica evidente a necessidade de organizar a rotina de trabalho.

Essa realidade deve ser administrada corretamente para evitar situações de estresse e ansiedade, que prejudicam a qualidade de vida e o próprio desempenho profissional.

Porém, é possível gerenciar todas essas variáveis, utilizando metodologias específicas, que permitem uma avaliação criteriosa das demandas e uma reorganização das prioridades, com foco em resultados.

Uma destas metodologias é o GTD.

Conhecendo a metodologia GTD

O GTD (Getting Things Done) pretende criar condições para a conquista de altos índices de produtividade.

A metodologia foi desenvolvida por David Allen, autor do livro “Getting Things Done” (Penguim Books) ou “A arte de fazer acontecer” (Campus), em português.

É preciso lembrar que o GTD é um dos métodos mais simples e objetivos, já discutidos e testados.

Mas, para que seja realmente efetivo, é preciso ter muita disciplina.

Profissionais com dificuldades em estabelecer padrões e seguir regras, devem dedicar um esforço adicional a aplicação da metodologia GTD.

Mas quando existe a compreensão do conceito e a insistência no hábito é fácil perceber os benefícios.

As etapas da aplicação do GTD

Para implementar o GTD é necessário passar por cinco etapas interdependentes. São elas:

Coleta

Nesta fase, o profissional deve listar todas as coisas que ele tem que fazer — pendências, ideias, iniciativas e projetos. Basta utilizar papel e caneta ou criar um arquivo eletrônico.

O mais importante é esvaziar a mente, materializando todas essas informações e armazenando-as de forma segura e de fácil acesso. O ideal é criar uma espécie “caixa de entrada”.

Processamento

Nessa segunda etapa, é preciso analisar essa lista e identificar quais anotações exigem uma ação. Para estas, é necessário avaliar algumas questões, como:

  • Qual o primeiro passo para chegar a uma solução? Se essa avaliação demandar até dois minutos, a recomendação é agir imediatamente.
  • Posso  delegar? Se a reposta for positiva, é preciso registrar a tarefa em uma outra lista, destinada a ações transferidas a terceiros.
  • Devo adiar? Se a decisão for por adiar, é essencial definir um novo prazo para a conclusão dessa tarefa.

Organização

As respostas dadas para cada uma das anotações permitem uma análise ainda mais profunda sobre como agir de forma eficiente.

É fundamental ter organização e disciplina para manter a “caixa de entrada” sempre atualizada — lembre-se que tudo deve ser listado e analisado.

A metodologia GTD indica a utilização de diferentes listas para separação de assuntos, deste modo é possível ter uma visão mais abrangente de todas as demandas.

Revisão

Esta etapa serve para o planejamento.

Neste momento, é necessário definir prioridades, organizar a próxima semana, reagendar as ações que não foram concluídas.

Essa revisão deve ser semanal e é muito útil para a verificação das pendências e das tarefas realizadas.

Execução

Agora é preciso executar o que foi planejado, mas com a tranquilidade de saber que a agenda representa as demandas mais importante e que merecem foco.

Desta maneira, não há preocupações paralelas, apenas a certeza de ter a situação sob controle.

Quem pode usar a metodologia GTD?

A metodologia GTD pode ser usada por todos, pois é de um ferramenta que auxilia no gerenciamento de ações, otimizando a rotina diária.

Empresários, freelancers, profissionais autônomos e liberais podem se beneficiar desse metodologia.

O GTD também é recomendável em todas as fases da carreira corporativa, seja durante o processo de recolocação, na busca por uma promoção ou na decisão por empreender, pois a produtividade é um elemento importante em todos esses momentos.

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