O conceito de escritório virtual pode ser explicado como uma estrutura física que não depende do trabalho presencial do profissional, sendo utilizado para demandas que exijam um local físico como endereço de correspondência e um dos motivos para contratar um escritório virtual, endereço para abertura de empresa e atendimento presencial e telefônico de determinados clientes.

Muitas pessoas confundem escritório virtual com coworking, mas é exatamente essa necessidade de não estar presente no local que se consolida como a principal diferença entre esses dois modelos de negócio.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens que mostram que o uso de um escritório virtual é uma excelente solução para profissionais autônomos e negócios em expansão.
A tecnologia torna a vida mais fácil
Gerenciar um escritório virtual permite manter contato com seus colegas e clientes por telefone e pela internet – de fato, é possível contratar pessoas de longe sem nem mesmo encontrá-las pessoalmente.
Ter essa liberdade ajuda a construir sua presença online global de forma muito mais fácil e rápida do que manter uma equipe concentrada em um único lugar, sendo assim um dos motivos para contratar um escritório virtual. Além de economizar tempo com locomoção até um escritório físico.
O escritório nunca fecha
Embora você possa achar quer eliminar o horário de trabalho convencional das 09h às 18h possa prejudicar a produtividade, isso não faz muito sentido se você pensa em termos virtuais. Você pode ter uma reunião com um cliente que está em outro país e, consequentemente, em outro fuso-horário. Isso acontece bastante com artistas e designers que trabalham para empresas estrangeiras.
É mais sensato programar seu horário para que ele ocupe um tempo onde seja possível atender clientes de outras regiões. Isso não quer dizer que você deva trabalhar de madrugada, mas você pode estipular um horário de trabalho em que tanto você quanto seus clientes estejam online por um certo período de tempo.
Você passa a ter uma imagem mais profissional
Considerando as vantagens do escritório virtual, você verá que os benefícios de ter um endereço comercial (diferente do endereço residencial, se você trabalha em casa), agregam mais profissionalismo à sua imagem corporativa.
E é possível receber seus clientes nas salas de reunião do seu endereço comercial. Se você quer impressionar seus clientes e transmitir a segurança da sua imagem profissional, levá-los para reuniões em padarias e cafeterias não faz muito sentido, concorda?
Você conta com um atendimento telefônico personalizado
Pare de atender seus clientes pelo celular dizendo “alô”. O escritório virtual oferece uma linha telefônica exclusiva para sua empresa com um atendimento personalizado. E as chamadas podem ser encaminhadas para seu celular ou outro telefone, assim, não importa aonde você esteja, poderá atender as ligações mais importantes.
Em uma época de crise, onde muitas empresas estão fechando as portas por não conseguirem manter toda a estrutura comercial, você pode se destacar com sua empresa sem a necessidade de arcar com custos tão elevados.
Excelente custo-benefício
Ter um negócio físico de forma tradicional tende a ser caro para muitos profissionais porque envolve despesas com aluguel, IPTU, telefone e demais custos operacionais.
Além disso, para quem busca apenas ter um endereço empresarial e não necessita de grande estrutura, o custo-benefício é excelente, já que, além da questão financeira, existe a da imagem da empresa, que passa a se apresentar de forma mais organizada e preocupada em se posicionar com qualidade no mercado.

Agilidade e facilidade de operação
Algumas demandas específicas acabam fazendo com que se gaste muito tempo para gerenciá-las. Entre elas podemos citar a contratação de funcionários de serviços gerais para manter a empresa em ordem quanto à limpeza, por exemplo.
Ao contratar um escritório virtual, tudo isso vem incluído, fazendo com que o profissional tenha mais tempo para se dedicar às suas atividades, tornando-se mais produtivo e um dos motivos para contratar um escritório virtual.
Maior visibilidade dos seus serviços
Um dos grandes dilemas para muitos profissionais autônomos e pequenos empreendedores é usar um endereço residencial, fator que acaba prejudicando a visibilidade dos seus negócios.
Um escritório virtual permite, além de um endereço corporativo, que os serviços sejam apresentados de forma mais profissional, aumentando assim o interesse do público.
Atender demandas de forma personalizada
Um negócio físico tradicional tende a ter uma estrutura feita para o público geral, fazendo com que a atuação fique um pouco engessada quando se precisa fazer atendimentos mais personalizados.
O uso do escritório virtual facilita no atendimento de demandas de forma personalizada, pois a sua estrutura é flexível para se encaixar em qualquer situação, seja atender um grupo grande de pessoas, seja um cliente que dependa de uma apresentação mais técnica do serviço ofertado.
Gerenciamento eficiente da comunicação
Conseguir boa qualidade de comunicação, tanto interna quanto externa, é um desafio cotidiano de muitos profissionais. A logística por trás disso acaba sendo complexa em alguns casos, e determinados erros podem colocar todo o projeto a perder.
Ao contratar o serviço de um escritório virtual, pode-se obter mecanismos facilitadores da comunicação, como o recebimento e a organização de correspondência, e também uma secretária para gerenciar e transferir ligações. Dessa forma, mesmo estando em reunião ou até viajando você não vai deixar de atender nenhum cliente.
Tudo isso facilita a atuação da empresa como um todo, pela maior liberdade de tempo para o profissional atuar ou para o público consumidor, que poderá ser atendido com mais qualidade.
O escritório virtual é destinado para aqueles profissionais que não precisam sempre estar à disposição de maneira física, por viajarem muito (por exemplo) ou outros motivos. Este profissional, portanto, utiliza o ambiente para quando necessita fazer uma reunião, encontrar com clientes, indicar para onde estes clientes devem ligar para marcar um horário, ou para receber aquela correspondência importante.
A pessoa poderá tanto trabalhar no escritório virtual, que oferece salas reservadas para isso, como também em qualquer outro lugar, usando o serviço apenas quando lhe for necessário. Assim, é possível contratar a empresa da maneira como achar mais conveniente, sendo que os pacotes costumam ser variados para agradar os mais diversos tipos de profissionais e suas respectivas demandas e necessidades.
Porém, caso este profissional deseje trabalhar em um ambiente mais arrojado, conhecer pessoas de diversas áreas que possam agregar ao seu negócio, e ainda reduzir os custos, o local certo para isso é o espaço de coworking. Por isso, é preciso conhecer as modalidades e ver qual delas melhor se enquadra no perfil da empresa e do profissional.