Plano de contingência para um escritório: qual é a importância e como criar o seu?

Você tem um plano de contingência para escritório? Mas antes de começarmos o nosso artigo, você sabe o que é um plano de contingência? 

Em qualquer escritório de trabalho, sobretudo em um coworking como o DESK Coworking, alguns processos nunca podem parar. 

Um exemplo que podemos dar é a dependência da internet, já que todas as pessoas que trabalham em um coworking dependem dela. 

Agora, vamos imaginar que você não está em um coworking, e sim no seu escritório de trabalho. 

De repente, a internet cai. Claro que a culpa não é sua, se a operadora está tendo instabilidades. 

Por outro lado, caberia a você ter criado um plano B para não precisar esperar de braços cruzados até que a internet voltasse. 

E se ela ficasse fora por um dia inteiro? Como você faria? Atrasaria todos os processos e os seus cronogramas? 

Portanto, é sobre isso que falaremos nesse post.

Sobre um plano de contingência para escritórios, qual a sua importância e como o DESK Coworking pode ajudar você nesse sentido. 

Afinal, o que é um plano de contingência? 

Em resumo, um plano de contingência para escritório é um conjunto de medidas utilizadas para prevenir que em uma situação de emergência, o prejuízo seja muito alto. 

Sempre que algumas das funções de uma empresa forem comprometidas, seja por fatores internos ou externos, um plano de contingência tem por objetivo planejar e colocar em prática alguns procedimentos alternativos ao funcionamento da empresa/escritório. 

Assim, não é necessário mobilizar tantos recursos ou pessoas de outros setores para atender a uma demanda prejudicada por algum fator interno/externo. 

E quais são esses fatores? Por exemplo: 

  • Queda de energia; 
  • Queda da internet por problemas internos à operadora; 
  • Algum tipo de acidente dentro ou fora da empresa; 
  • Assaltos; 
  • Problemas internos no servidor da empresa; 
  • Ou, como o caso em que estamos vivendo atualmente, uma pandemia causada por um vírus. 

E como você deve criar um plano de contingência para o seu escritório? 

Plano de contingência

A primeira coisa é levantar alguns dados e identificar quais são as possíveis falhas internas que podem causar prejuízo à sua empresa. Por exemplo: 

  • Queda da internet; 
  • Falha de energia; 
  • Problemas no sistema financeiro da empresa; 
  • Falhas no servidor interno; 
  • Roubo de dados confidenciais da empresa; 
  • Acidente envolvendo algum funcionário, sendo que só ele poderia executar determinada função. 

Claro que esses são apenas alguns dos exemplos mais comuns. Cabe a você agora traçar os problemas que a sua empresa pode enfrentar para darmos continuidade! 

Como prosseguir com um plano de contingência? 

Agora que você já sabe quais são as prováveis falhas que você pode enfrentar no seu escritório, é hora de definir quais são os recursos que você dispõe para evitar prejuízos muito altos. 

Claro que você pode sempre ter mais de um recurso para cada incidente na sua empresa.

E, caso você não tenha quaisquer recursos, sejam eles materiais ou mesmo pessoas, você precisa criar um plano B para adquirir tais recursos para a empresa. 

Além de você passar a delegar novas funções a outras pessoas, não se esqueça de que para ter um plano de contingência bem arquitetado, elas precisam também ter acesso a ferramentas ou outros recursos. 

E, claro, é sempre importante que você mantenha seus funcionários qualificados através de cursos de especialização. 

Vamos simplificar agora como você pode resolver alguns desses problemas: 

  • No caso de a internet cair, você tem duas soluções: ou ter duas internets contratadas com operadoras diferentes, ou então ter um modem para rotear a internet 3G para evitar maiores prejuízos; 
  • Faltou energia elétrica? Considere instalar um no-break no escritório/empresa; 
  • Falhas no sistema financeiro? Primeiro, identifique se são falhas do seu funcionário. Se sim, cursos de especialização, treinamentos ou até um direcionamento de superiores pode resolver o problema. Caso contrário, estude contratar outra pessoa para essa função. 

Usar um plano de contingência de um coworking, como a DESK Coworking, é muito mais eficiente, já que temos uma estrutura pronta e montada para você. 

Assim, não será necessário perder tempo com a administração do seu escritório, e seus custos certamente serão reduzidos! 

Além disso, possuímos diversos espaços internos que possibilitam a você trabalhar de forma tranquila, organizada e segura. 

  • O escritório já está pronto para você e para sua equipe; 
  • Precisa de sala de reuniões? Nós temos! 
  • Precisa de salas de treinamento? Também temos! 
  • Não será necessário fazer investimentos iniciais; 

Mas todos os riscos de uma empresa precisam de um plano? 

A verdade é que nem todos os riscos precisam deste plano, até porque, ele não se aplica bem a todos os riscos de uma empresa. 

O que acontece é que determinados riscos podem trazer impactos muito grandes para a empresa e causar um prejuízo incalculável. 

Esses estragos podem ter diversos efeitos negativos, tais como: 

  • Colocar a reputação e a credibilidade da sua empresa em jogo; 
  • Podem prejudicar a cadeia da empresa, como a de abastecimento, e isso acontecer, ela pode até mesmo ficar sem fornecedores, o que vai prejudicar todo o resto da cadeia, formando um efeito dominó; 
  • E, claro, até mesmo colocar em risco a vida de alguns funcionários. 

Não estamos dizendo com isso que nem todos os riscos precisam ser gerenciados. Claro que precisam. Você só deve saber usar a intensidade correta em cada um deles. 

Ou seja, quanto maior for o impacto de algum risco à empresa, mais você deve ter em mente um plano B e até mesmo C para evitar o caos interno. 

Isso é um plano de contingência bem planejado para uma empresa! 

Atenção a um detalhe! 

Em geral, as pessoas e empresas tendem a criar um plano de contingência somente em caso de riscos negativos que podem prejudicar a empresa. 

No entanto, você também pode planejar um plano de contingência para resultados positivos na sua empresa/escritório. 

Por exemplo, imagine que de repente houve um aumento considerável na demanda de um produto que é o carro chefe da sua empresa. 

De forma inesperada, entrou muito mais dinheiro do que você esperava. Nesse caso, você pode criar um plano para estoques maiores ou até mesmo para outros recursos/fornecedores. 

Inclusive, já que tocamos nesse ponto, esteja ciente de que assim que a pandemia acabar, as pessoas voltarão a consumir normalmente produtos e serviços. 

Desse modo, pode haver uma alta no consumo do seu negócio. É bom que você já vá se preparando também para não ter problemas com fornecimento ou estoque. 

A minha empresa precisa necessariamente de um plano? 

A verdade é que, embora todas as empresas estejam suscetíveis a ter falhas e riscos, nem todas precisam criar um plano de contingência. 

Para saber se a sua empresa precisa, é necessário antes analisar todo o contexto dela. 

Isso é, entender quais são os seus processos internos/externos, quais são os riscos que você pode correr e quais seriam os prováveis prejuízos. 

Além disso, às vezes um plano de contingência pode surgir de uma forma inesperada, como com a prestação de um serviço para um cliente específico. 

Por exemplo, imagine que esse mesmo cliente tenha uma demanda muito alta dos seus produtos. Nesse caso, você não pode deixar de modo algum que esses produtos faltem no seu estoque. 

Vamos supor que você tenha uma empresa fornecedora de farinha para produção de pães para outras fábricas. 

Assim, sendo o seu produto principal, é necessário sempre ter na manga outros fornecedores para caso o seu principal fornecedor tenha algum problema e não possa mais abastecer a sua empresa, você tenha a quem recorrer. 

Entendeu a importância de um plano de contingência? 

Se você ficou com alguma dúvida, deixe o seu comentário abaixo, e aproveite para compartilhar essas informações em suas redes sociais! 

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